Dokumentation erbrachter Leistungen per E-Mail in externe Systeme integrieren

pcvisit kann nach jeder Fernwartung automatisch eine Dokumentation der erbrachten Leistungen per E-Mail ersenden. Diese E-Mails können von externen Systemen wie Autotask, TANSS, Google Sheets oder SQL-Datenbanken verarbeitet werden.

Einrichtung

Integration

Anleitung

Add-On: Leistungserfassung

Einrichtung, Integration, Anleitung, Add-On: Leistungserfassung

Hintergrund

Die Integration der Leistungsdokumentation über E-Mail ermöglicht es, Fernwartungsberichte automatisiert in andere Systeme zu übertragen.

Typische Zielsysteme sind beispielsweise:

  • Ticketsysteme (z. B. Autotask oder TANSS)
  • Tabellenlösungen (z. B. Google Sheets)
  • Datenbanken (z. B. SQL)
  • Automatisierungsdienste

Für diese Integration benötigen Sie keinen eigenen E-Mail-Server und keinen lokalen Mail-Client. Eine Makrotabelle für E-Mail-Vorlagen kann jedoch hilfreich sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Einrichtung im Supporter-Modul

  1. Öffnen Sie im Supporter-Modul die Einstellungen.
  2. Öffnen Sie den Menüpunkt „Dokumentation, Integration einrichten“.
  3. Aktivieren Sie die Option „Berichtversand per E-Mail aktivieren“.
  4. Hinterlegen Sie die gewünschten E-Mail-Empfänger.
  5. Definieren Sie optional einen Betreff, um die E-Mails später besser zuordnen oder filtern zu können.
  6. Wählen Sie eine Vorlage für den E-Mail-Body aus dem Dropdown-Menü.
  7. Speichern Sie die Einstellungen.

Einrichtung in der pcvisit Web App

Die Konfiguration kann alternativ auch in der pcvisit Web App erfolgen:

  1. Melden Sie sich in der pcvisit Web App an.
  2. Öffnen Sie „Einstellungen“.
  3. Öffnen Sie den Bereich „Fernwartungen“.
  4. Aktivieren Sie die Option „Berichtversand per Email aktivieren“.

E-Mail-Empfänger konfigurieren

  • Feld
    Beschreibung
  • AN
    Hauptempfänger des Leistungsberichts
  • CC
    Weitere Empfänger in Kopie
  • BCC
    Nur für Administratoren sichtbar (Team- oder lokaler Admin)

1,
2;
3|

Ergebnis

Nach erfolgreicher Einrichtung:

  • wird nach jeder Fernwartung oder Präsentation automatisch ein Bericht erstellt
  • wird dieser Bericht an alle hinterlegten E-Mail-Empfänger versendet
  • können externe Systeme die Daten automatisiert weiterverarbeiten

Zusätzlich werden während einer Sitzung automatisch folgende Kommentare abgefragt:

  • Start der Fernwartung
  • Beitritt des ersten Teilnehmers (z. B. Kunden-ID)
  • Ende der Fernwartung (z. B. Servicebeschreibung)

Vorlagen für E-Mail-Dokumentationen

Für verschiedene Zielsysteme können Vorlagen für Betreff und E-Mail-Body verwendet werden. Diese Vorlagen enthalten Makros, die automatisch durch Sitzungsdaten ersetzt werden.

Beispiel: Standardvorlage (pcvisit)

Betreff

1Protokoll ${title} von ${supportername} mit ${clientid}

Body

1${title} am ${starttime}, Dauer (hh:mm:ss) ${duration}
2Leistungstyp: ${title}
3Kundenname: ${clientcomputername}
4Computer-Kennung vom Kundensystem: ${clientidentity}
5Startzeit: ${starttime}
6Zeitzonendifferenz(h): ${utcdelta}
7Supportdauer(hh:mm:ss): ${duration}

8Servicebeschreibung:
9${servicedescription}

10Stammdaten

11Supporter-Name: ${supportername}
12Supporter-Firma: ${supportercompany}
13Kundennummer: ${clientid}

14Verlauf:
15${history}

16Externe Daten:
17Interne KundenID: ${comment5}
18Kunden-Firmenname: ${comment6}

19Mit freundlichen Grüßen
20${supportername}

Beispiel: Vorlage für Autotask

Betreff

1Protokoll ${title} von ${supportername} mit ${clientid}

Body

1${title} am ${starttime}, Dauer (hh:mm:ss) ${duration}
2Leistungstyp: ${title}
3Kundenname: ${clientcomputername}
4Computer-Kennung vom Kundensystem: ${clientidentity}
5Startzeit: ${starttime}
6Zeitzonendifferenz(h): ${utcdelta}
7Supportdauer(hh:mm:ss): ${duration}

8Servicebeschreibung:
9${servicedescription}

10Stammdaten

11Supporter-Name: ${supportername}
12Supporter-Firma: ${supportercompany}

13Verlauf:
14${history}

Ich brauche mehr Hilfe: 

';

Support-Ticket erstellen