Zeiterfassung für IT Dienstleister: Warum sie für finanziellen Erfolg so wichtig ist

Wer als IT Dienstleister seine IT Service Zeiten genau erfasst, ist finanziell erfolgreicher. Auch spontane 5-Minuten-Support-Einsätze sollten Sie am Ende des Monats abrechnen (können). Das ist einfacher, wenn Ihr Remote Support direkt beim Arbeiten automatisch protokolliert wird. Wie das geht und warum Zeiterfassung vor allem in der IT-Branche eine wichtige Rolle spielt, erfahren Sie hier.

Arbeitsaufgaben im Rahmen von IT-Verträgen erfassen

Viele IT Dienstleister, die einen IT Service Vertrag mit ihren Kunden abgeschlossen haben, erfassen ihre Arbeitszeiten für einzelne Tasks. Um den Fortschritt einer Aufgaben zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren, aber vor allem für eine korrekte und nachvollziehbare Abrechnung. Hier bleibt allerdings häufig Umsatz liegen: Unsere Umfrage unter pcvisit Usern zeigte, dass bis zu 60 Prozent der Befragten „schnelle Einsätze zwischendurch“ meistens nicht abrechnen. Bei einem Rahmenvertrag mag das weniger zu Buche schlagen, es sei denn Sie arbeiten dauerhaft mehr als vertraglich vereinbart. So oder so ist eine exakte Leistungserfassung immer sinnvoll für die Argumentation gegenüber Ihren Kunden.

Berichterstattung und Analyse – aber in Maßen

Zeiterfassungs-Systeme bieten oft umfangreiche Berichterstattungs-Funktionen, die Einblicke in die Arbeitszeiten, die Auslastung der Ressourcen und andere Metriken ermöglichen. Zu „aufgeblasen“ sollte ein Zeiterfassungs- bzw. Leistungserfassungs-Tool aber nicht sein. Überlegen Sie sich vorab, welche Funktionen Sie in Ihrem täglichen IT-Workflow wirklich brauchen.

Für IT-Dienstleister gibt es verschiedene digitale Möglichkeiten zur Zeiterfassung. Hier finden Sie einige Beispiele:

Webbasierte Zeiterfassung

Es gibt zahlreiche webbasierte Tools, die speziell für IT-Dienstleister entwickelt wurden. Diese Tools ermöglichen Ihnen, Arbeitszeiten über eine Online-Oberfläche zu erfassen. Sie können Projekte, Aufgaben und Kunden zuweisen, Arbeitszeiten erfassen und Notizen oder Kommentare hinzufügen. Beispiele sind:

• Tempo Timesheets, ein Zeiterfassungs- und Ressourcenmanagement-Tool, das umfangreiche Funktionen zur Zeiterfassung, Projektverfolgung und Ressourcenplanung bietet.
• ClickTime ist ein webbasiertes Zeiterfassungstool mit Funktionen zur Projektverfolgung, Ressourcenplanung, Abrechnung und Budgetüberwachung.
• TimeCamp ist ein umfassendes Zeiterfassungs- und Produktivitätstool für IT-Dienstleister. Es bietet Funktionen zur Zeiterfassung, Projektverfolgung, Rechnungsstellung, Berichterstattung und Integrationen mit anderen Tools wie Projektmanagement-Software und Buchhaltungssystemen.
• Nutcache ist ein webbasiertes Projektmanagement- und Zeiterfassungstool, mit dem Sie Arbeitszeiten erfassen, Projekten verfolgen und Rechnungen erstellen können. Es bietet ebenfalls umfangreiche Berichterstattungsfunktionen.

Mobile Apps

Mobile Apps sind bequem, um Arbeitszeiten von unterwegs zu erfassen. Von Vorteil sind vor allem mobile Zeiterfassungs-Apps, mit denen auch Ihre Mitarbeitenden Arbeitszeiten über Smartphones oder Tablets eintragen können. Diese Apps unterstützen teilweise GPS-Tracking, um die Standortgenauigkeit zu gewährleisten, und bieten auch Offline-Funktionen. Beispiele sind:

• Toggl Track ist eine beliebte mobile App für Zeiterfassung. Sie ermöglicht IT-Dienstleistern, ihre Arbeitszeiten über ihr Smartphone oder Tablet zu erfassen. Die App bietet Funktionen wie Projektverfolgung, Aufgabenmanagement und die Möglichkeit, Notizen und Tags hinzuzufügen.
• Harvest bietet eine mobile App, die speziell für IT-Dienstleister entwickelt wurde. Die App ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten unterwegs zu erfassen, Projekte und Aufgaben zu verwalten, Rechnungen zu erstellen und Berichte zu generieren.
• Clockify bietet eine kostenlose mobile App, mit der IT-Dienstleister ihre Arbeitszeiten über ihr Smartphone oder Tablet erfassen. Sie können Projekte hinzufügen sowie Aufgaben und Tags. Auch Starten und Stoppen von Zeitschaltuhren und Berichterstattungsfunktionen sind inklusive.
• Hubstaff ist eine mobile App für Zeiterfassung und Teamverwaltung, die speziell für verteilte Teams und Remote Arbeit entwickelt wurde. Die App ermöglicht es, Arbeitszeiten zu erfassen, GPS-Tracking zu nutzen, Screenshots aufzunehmen und Produktivitätsanalysen durchzuführen.
• Jibble bietet ebenfalls eine kostenlose mobile App, mit der Sie Ihre Arbeitszeiten über Ihr Smartphone erfassen können, Projekte und Aufgaben verwalten und Berichte generieren.

Integrierte Projektmanagement-Tools

Viele Projektmanagement-Tools, die von IT-Dienstleistern verwendet werden, bieten integrierte Funktionen zur Zeiterfassung. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit direkt im Projektmanagement-Tool erfassen, während sie an Aufgaben arbeiten. Dies erleichtert die Verbindung von Arbeitszeiten mit spezifischen Projekten und eine umfassende Projektverfolgung. Einige Beispiele:

• Jira kennen Sie natürlich. Ein weit verbreitetes Projektmanagement-Tool, das von vielen IT-Dienstleistern genutzt wird. Es bietet auch integrierte Zeiterfassungs-Funktionen über Erweiterungen wie Tempo Timesheets, Jira Tempo oder Zeiterfassungs-Add-Ons von Drittanbietern. Mit diesen Erweiterungen können Sie Ihre Arbeitszeiten direkt in Jira erfassen und nahtlos mit Projektmanagement-Aufgaben verknüpfen.
• Asana ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, das auch Zeiterfassungs-Funktionen bietet. IT-Dienstleister können die Zeiterfassung über Integrationen mit Tools wie Toggl, Harvest oder Clockify durchführen. Diese Integrationen ermöglichen es, Arbeitszeiten in Asana zu erfassen und die erfassten Daten für Berichte und Analysen zu nutzen.
• Monday.com ist eine vielseitige Projektmanagement-Plattform. IT-Dienstleister können die Zeiterfassung in Monday.com über Integrationen mit Tools wie Toggl oder Harvest durchführen.
• Wrike ist ein Projektmanagement-Tool inkl. Erfassen von Arbeitszeiten direkt in der Plattform und Funktionen zur Projektverfolgung, Aufgabenmanagement und Berichterstattung.
• ClickUp ist eine umfassende Projektmanagement-Plattform. IT-Dienstleister können die Zeiterfassung in ClickUp über Integrationen mit Tools wie Toggl oder Harvest durchführen.

Automatisierte Zeiterfassung

Wenn bei der Nutzung einer bestimmten Software die aufgewendete Zeit automatisch erfasst wird, erleichtert das Ihren Dokumentations-Aufwand enorm. Es reduziert den manuellen Erfassungsaufwand und verbessert zudem die Genauigkeit der erfassten Daten. Hierfür gibt es spezielle Tools, bei denen Sie allerdings unbedingt IT-Sicherheit und Datenschutz Ihrer Kunden und Mitarbeitenden beachten sollten.

• Aktivitätsverfolgung: Es gibt Tools, die die Aktivitäten auf dem Computer oder Laptop verfolgen, um die Arbeitszeit automatisch zu erfassen. Diese Tools zeichnen genutzte Anwendungen, Websites oder Dokumente auf und berechnen basierend auf diesen Daten die Arbeitszeit. Beispiele sind RescueTime, Time Doctor oder DeskTime.
• GPS-Ortung: Bei mobilen Mitarbeitenden kann GPS-Ortung verwendet werden, um ihre Anwesenheitszeiten und Aufenthaltsorte automatisch zu erfassen. Dies ist nützlich für IT-Dienstleister, die vor Ort beim Kunden arbeiten. Es gibt spezialisierte Tools wie Hubstaff, die GPS-Ortung für die Zeiterfassung anbieten.
• Automatische Erfassung von Systemaktivitäten: Es gibt Tools, die die Systemaktivitäten eines Mitarbeiters automatisch erfassen, indem sie Mausbewegungen, Tastatureingaben oder Inaktivitätszeiten überwachen. Diese Daten werden verwendet, um die Arbeitszeit zu berechnen.

Automatische Zeit- und Leistungserfassung made in Germany bietet Ihnen pcvisit. Unser Tool für Zeiterfassung trackt Ihre Remote Sitzungen mit der pcvisit Fernwartungssoftware automatisch. D.h. Sie brauchen kein externes Tool, für IT-Sicherheit und Datenschutz ist gesorgt.

pcvisit bietet Ihnen jetzt das Feature „Leistungserfassung“

Dank unseres engen Kontakts zu unseren Usern wissen wir: Genauere Zeiterfassung bringt IT-Dienstleistern mehr Geld. Als selbständiger IT-Experte oder im Support-Team steigern Sie Ihren monatlichen Umsatz bis zu 30 Prozent, wenn Sie Ihren Remote Support exakt dokumentieren. Passend dazu haben wir für pcvisit User unsere Leistungserfassung entwickelt:

• Integriert: Die pcvisit Fernwartungssoftware sorgt für die automatische, sekundengenaue Protokollierung Ihrer Remote Sitzungen.
• Übersichtlich: Alle Berichte sind verbunden mit den entsprechenden Kunden- und System-Informationen.
• Sinnvoll: Die dokumentierten Remote Zugriffe können Sie nachträglich ändern, kommentieren oder einem bestimmten Kunden zuweisen.
• Praktisch: Das Ganze exportieren Sie einfach als CSV- oder Excel-Datei für Ihre Abrechnung.
• Wichtig für Support-Teams: Sie können Rechte und Nutzerrollen für Ihr Team festlegen.